При учете выданных аттестатов вносится:

 

• учетный номер (по порядку);
• код, серия и порядковый номер аттестата, после него слово «приложение»;
• фамилия, имя, отчество (при наличии) выпускника;
• дата рождения выпускника;
• наименования учебных предметов (строго в соответствии с учебным планом) и итоговые отметки выпускника по ним;
• дата и номер приказа о выдаче аттестата;
• подпись получателя аттестата;
• дата получения аттестата.

Книга ведется на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
Список выпускников текущего учебного года вносится в алфавитном порядке отдельно по каждому классу (со сквозной нумерацией в течение одного года), номера бланков - в возрастающем порядке.
Записи заверяются подписями классного руководителя, руководителя ОУ и печатью ОУ отдельно по каждому классу, ставится дата и номер приказа об окончании образовательного учреждения и выдаче аттестатов.
Исправления, допущенные при заполнении, заверяются руководителем ОУ и скрепляются печатью образовательного учреждения со ссылкой на номер учетной записи (то есть на свободном поле того листа, на котором допущена ошибка, чтобы не закрыть сделанные записи).
Книга прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью образовательного учреждения и хранится как документ строгой отчетности;
При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении аттестата (приложения), в год окончания выпускником образовательного учреждения выдается аттестат или приложение на новом бланке взамен испорченного. Новый бланк аттестата или приложения взамен испорченного регистрируется в Книге за новым номером учетной записи.

При этом напротив ранее сделанной учетной записи делается пометка "испорчен(о), аннулирован(о), выдан(о) новый(ое) аттестат (приложение), уч. зап. №_" (указывается номер учетной записи аттестата, выданного взамен испорченного).

 

 

 

При учете полученных бланков аттестатов в Книге делается запись:
номер учетной записи;
наименование уполномоченного органа исполнительной власти, от которой (ого) получены бланки аттестатов (отдел образования администрации Дубровского района);
дата получения бланков аттестатов;
реквизиты накладной;
количество полученных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;
фамилия, имя отчество и должность получателя;
реквизиты доверенности (номер, дата, наименование организации, выдавшей доверенность на получение), если бланки получал не директор ОУ;
подпись получившего с расшифровкой;

При учете выданных бланков аттестатов:
номер учетной записи;
дата выдачи бланков аттестатов;
кому выданы бланки (выпускникам, на дубликат);
количество выданных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;

При учете остатков бланков аттестатов:
количество полученных бланков аттестатов в текущем году;
количество израсходованных бланков аттестатов (приложений) в текущем году - всего, из них: выдано выпускникам текущего года, выдано взамен испорченных, выдано дубликатов;
подпись ответственного лица с расшифровкой - фамилия, имя, отчество, должность.

Записи в Книге производятся в хронологическом порядке при совершении каждой операции прихода-расхода лицом, ответственным за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов.